Centraal Beheer Achmea vergadert niet meer
Onnodig vergaderen. Het is een enorme ergernis. En in Nederland overleggen, polderen en praten we heel wat af. Om daar eens verandering in te brengen, heeft Centraal Beheer Achmea iets bedacht.
Want bij de verzekeraar loopt het aantal vergaderingen zo de spuigaten uit, dat het bedrijf er helemaal klaar mee is. Zo klaar, dat vergaderingen deze week verboden zijn, vertelt directievoorzitter Rob Becker:
"We hebben een keer gehad dat iemand een vergadering had belegd om de agenda voor de volgende vergadering te bespreken. Dit zijn signalen dat je als organisatie te afhankelijk wordt van formele vergaderingen en dat gaat ten koste van snel informeel overleg. We willen aan ons zelf en medewerkers laten zien, dat je ook met snel informeel overleg veel kan bereiken."
Niet effectief
De cijfers liegen er niet om: managers en directieleden vergaderen minstens 20 uur per week en dat is lang niet altijd even effectief. Wilbert van Vree, voorzitter van het Nederlands Vergaderkundig Instituut, deed onderzoek naar onze vergadercultuur: "De helft van de ondervraagden vindt de helft van de vergaderingen niet nuttig. Ook een helft vindt dat er geen heldere afspraken worden gemaakt. Dat zegt wel iets over de productiviteit en het gevoel wat mensen erover hebben."
Kost veel geld
Veel van de meetings kunnen we dus eigenlijk prima missen, en daarbij kost het ook nog bakken met geld. "Qua loonkosten heb je het al over 60 miljard euro per jaar in Nederland. De helft daarvan is echt voor het vergaderen. De andere helft is voor voorbereiden en reizen. Je hebt het dus over substantiële bedragen."
Miljarden zal het niet opleveren bij Centraal Beheer Achmea, maar wel bewustwording. Een week niet vergaderen, betekent niet dat ze worden uitgesteld. Agenda's worden helemaal schoongeveegd, ook die van de directievoorzitter Becker. "Principe van niet vergaderen is dat je mensen meer vertrouwen geeft om zelf te acteren. En als ze hulp nodig hebben, kunnen ze naar iemand toelopen om het te vragen. Daarvoor moet er wel iemand aanwezig zijn, dus ik zal volgende zoveel mogelijk aanwezig in Apeldoorn bij Centraal Beheer."
Tips
Wilbert van Vree geeft nog een paar tips om onnodige vergaderingen te ontwijken: "Altijd heel kritisch zijn als je een vergadering gaat organiseren. En als je daarvoor bent uitgenodigd, vraag jezelf dan af of je daar echt nodig bent. En als je toch moet vergaderen, doe het dan zo kort mogelijk met zo min mogelijk mensen."
