Digitaal3 jan '13 06:53Aangepast op 3 jan '13 07:58

De trend van 2013? Het e-mailloze bedrijf

Auteur: Anne-Greet Haars

Veel bedrijven hebben 2013 uitgekozen als het jaar om de ‘information overload’ in hun bedrijf aan te pakken. Ze verwijderen de ‘reply-to-all knop’ uit de mailprogramma's van medewerkers of voeren een beleid zonder e-mails in.

IT-bedrijf Atos wil eind 2013 een e-mailloos bedrijf zijn, het Duitse Daimler verwijdert vanaf 1 januari automatisch de e-mails van werknemers die op vakantie zijn en marktonderzoeker Nielsen heeft de ‘reply-to-all knop’ verwijderd uit zijn e-mailprogramma's.

Groeiend aantal
Een groeiend aantal bedrijven - ook in Nederland - zoekt naar manieren om ‘information overload’ aan te pakken, zegt Guus Pijpers, informatiedeskundige en schrijven van boeken over ‘information overload’. Volgens Pijpers zijn een aantal AEX-bedrijven, grote banken, verzekeraars en een aantal overheidbedrijven hier mee bezig.

Centrale server
Philips, Shell, Microsoft en de Belastingdienst: ze zijn elk op hun eigen manier bezig om het e-mailgedrag in hun organisatie terug te dringen, zegt Pijpers. Zij stoppen bijvoorbeeld met het versturen van vergaderstukken per mail. In plaats daarvan zetten ze de stukken op een centrale server. Pijpers legt uit hoe dat werkt.

“In een vergadering ga je toegang zoeken tot een ‘shared drive’ – een cloud omgeving. Dan kan je op dat moment de actuele stand van zaken van het document zien. Dat betekent minder opslag, altijd een actuele versie en geen mensen die 5 minuten voor de vergadering allerlei dingen moeten zoeken of afdrukken.”

Alternatieven
Bij netwerkclub Qhuba hebben ze ervoor gekozen om het e-mailen tot een minimum te beperken. Er zijn bijna altijd betere alternatieven, zegt managing partner Wouter Hasekamp. “Wij hebben ons afgevraagd: waar gebruik je e-mail voor? Het is om elkaar te informeren of documenten te verspreiden. Er is eigenlijk altijd een beter alternatief, waarbij je minder onderbreking hebt. Als we elkaar echt willen spreken dan plannen we een hangout in Google of we bellen elkaar op. Als het echt belangrijk is, waarom zou je elkaar dan nite even face-to-face spreken of zien.”

Politieke bijbedoelingen
Face to face, ouderwets bij elkaar langs: het bestaat nog. En het is eerlijk, want bij een e-mail zitten vaak bijbedoelingen. Een mail kan politiek zijn en daar doen ze niet aan bij Qhuba. “Het politieke karakter van email zit er vaak in dat je allerlei mensen cc’t , om te laten zien dat je iets gedaan hebt, iets aan doen bent of iemand achter de vodden zit. We gaan er vanuit dat we het soort mensen hebben waarbij het niet nodig is. Dan is het nodigen om te cc’en, dat is alleen maar vervuiling.”

En al deze maatregelen noemt informatiedeskundige Pijpers technische maatregelen. Zijn ze volgens hem genoeg om de ‘information overload’ te lijf te gaan? Guus Pijpers: “Technische maatregelen zijn nite voldoende. Je hebt ook maatregelen voor het gedrag van de mens nodig.”

Gedrag
Collega's kunnen elkaar bijvoorbeeld wijzen op hun e-mailgedrag. En dat mag best een beetje direct: “Wat je normaal doet als je fysiek mensen ontmoet en ze zijn te langdradig of ze vertellen iets waar je niets aan hebt: hetzelfde moet je met e-mail of sms doen. Een vriendelijke berichtje terug met ‘luister dit is niets voor mij, maar ik heb een andere functie of dit is niet mijn interesse.”

Maar soms is het veiliger als de ‘reply-to-all knop’ gewoon standaard uit staat. Het had een student aan de New York University een grote blunder gespaard. Hij stuurde eind vorig jaar per ongeluk een persoonlijke mail aan 40.000 studenten van zijn universiteit. De universiteit heeft de ‘reply-to-all knop’ nu trouwens wel uitgeschakeld.

Onzeker gevoel
Welke klacht het meeste voorkomt? "Dat mensen het aantal e-mailtjes dat binnenkomt niet meer op tijd weten te verwerken en daar een onzeker gevoel van krijgen", antwoordt Herman Kopinga, slimmer werken coach. "Omdat je dan niet meer weet wat er wel op je bordje ligt en wat niet."

Op het moment dat iemand jou een mailtje gestuurd heeft, ligt het vanaf dan bij jou, gaat Kopinga verder. "Dan is het aan jou om daarop te reageren als het niet klopt of als je vindt dat je daar geen tijd voor hebt. Dat is een beetje merkwaardig."


Deel dit artikel

Gerelateerde artikelen