Het was duidelijk dat de gedachten over de wijze waarop er over het veranderingsproces met de medewerkers zou moeten gecommuniceerd, sterk uiteenliepen. Om duidelijk te maken waar die verschillen mee te maken hadden, bepaalden we de stijlvoorkeuren van alle aanwezigen. Voor wie de term stijlvoorkeuren nog niet kent: het is de natuurlijke manier van denken, doen en communiceren die mensen hebben.
Nadat we dit gedaan hadden, deelden we de mensen met overeenkomstige stijlvoorkeuren in vier groepen in. Iedere groep diende vervolgens antwoord te geven op drie vragen die hen zelf betroffen. Wat is je grootste zorg in het veranderingsproces? Waar heb je het meest behoefte aan? En wat kan je het meest motiveren om er je schouders onder te zetten en actief te participeren? Voor het beantwoorden van elke vraag kregen de groepen tien minuten.
Na dertig minuten hadden de groepen elk drie flip-overvellen vol geschreven. Eén met zorgen, één met verlangens en één met motivatoren. Toen de vellen als een lange galerij naast elkaar gehangen waren, werd de leidinggevenden onmiddellijk duidelijk waardoor alle onenigheid over de gewenste communicatie veroorzaakt werd. De eigen zorgen, verlangens en motivatoren van de vier groepen bleken radicaal uiteen te lopen en soms volkomen tegengesteld te zijn!
In één klap, in één oogopslag haast, ontstond daardoor ook het inzicht dat communicatie over veranderprocessen inhoudelijk heel verschillende boodschappen voor even zo verschillende mensen moet hebben om effectief te zijn. Waarbij, zoveel werd de leidinggevenden na bevraging van hun persoonlijke voorkeuren óók duidelijk, ook de taal, toon en stijl van communiceren per groep dient te worden aangepast. Is dat bewerkelijk? Het kost misschien iets meer tijd en inspanning. Maar de positieve effecten rond het wegnemen van zorgen, het adresseren van behoeften en het bieden van de juiste motivatoren zijn zó groot, dat ze altijd opwegen tegen de in verhouding kleine (tijds)inspanning om communicatie aan te passen aan wat mensen nodig hebben om mee te willen in een veranderingsproces.